Цифровой офис- управление клиентами, управление проектами, повышение эффективности

Цифровой офис - это организация процессов управления на предприятии с помощью компьютерных технологий.

Современные технологии способны связать клиентов и всех работников на предприятии в единую синхронизированную систему. Для достижения этой цели в My Business Hub существует два модуля: Менеджмент и клиенты.
Раздел Менеджмент позволяет сформировать и упорядочить рабочий поток на предприятии. Теперь можно отслеживать и контрлировать весь жизенный цикл задания, начиная от его планирования, создания, выполнения и заканчивая архивацией.

Менеджмент

Рисунок 1 - Экран Доски

Каждому проекту или направлению работы соответствует Доска, которая функционально напоминает папку на компьютере. Внутри Доски находятся Списки, которые содержат Карточки. Карточка является главным действующим объектом в разделе Менеджмент. Карточка эквивалентна по смыслу заданию или элементрарному акту работы. Списки объединяют Карточки одной тематики.

Понятия поток и визуализация являются основополагающими. Активность предприятия трансформируется в визуальный управляемый поток.

Рисунок 2 - Экран списки

Графический подход позволяет визуализировать рабочий поток в компании. Пользователь словно как бы видит в разрезе течение всех операций. Особенная ценность заключается в динамическом отображении всех изменений с Карточками. Это особенно полезно при командной работе, когда каждый участник видит действия других членов команды и точно знает, какие задачи он должен выполнить в данный момент.

В распоряжении пользователя имеются следующие инструменты:

Чек-листы

Чек-лист (контрольный список) - список факторов, параметров, сверяясь с которыми, работник производит выполнение задания. Чек-лист является мнемоническим устройством, т.е. помогает человеку четко и безошибочно идентифицировать необходимые условия корректного выполнения операции.

Метки

Метки - совокупность цвета и текстовой надписи - дают возможность кодировать атрибуты задания в понятной для сотрудников форме. Присваивая заданию определенный цвет и текстовую ремарку, участники рабочего процесса обмениваются явными сигналами о приоритете, зоне ответственности или тематики задания.

Функции модуля Менеджмент

Визуализация Фокусировка

Исключение ошибок Поток

Синхронизация Организация

Хранение файлов Автоматизация

Карточка - главный действующий объект

Карточка - это символ и визуализация любого задания, этапа или события. Карточки путешествуют между списками, попадая в различные группы или на различные этапы. Организовать карточки очень легко - Вы перетаскиваете их мышкой

Модуль Менеджмент - позволяет перенести знания человека во внещнуюю среду. Это дает возможность работать с информацией как с материальными объектами: сортировать, копировать, организовывать и расставлять приоритеты. Одним из главных преимуществ такого подхода является четкая передача мыслей другим участникам общения. Теперь задания понимаются однозначно, ошибки интерпретации исключены.

Клиенты

Рисунок 3 - Экран группы клиентов

В рамках My Business Hub модуль Клиенты представляет собой базу контактов с расширенным набором функций. Контакты формируют группы, каждый контакт отображается в виде карточки, которая несет в себе следующую информацию:

Вкладки Карточки Клиента

Главная информация

Классический набор контактных данных в виде ФИО, описание сферы деятельности клиента, дата первого обращения, E-mail, телефон и адрес клиента. Главная информация расширена двумя дополнительными параметрами - Сумма сделки и Потенциал.


Комментарии

Раздел комментариев представляет из себя текстовое поле для ремарок и замечаний. В раздел Комментарии Вы можете записывать любые выводы, особенности клиента и его предпочтения.

Файлы

Здесь хранятся связанные с клиентом файлы.Это могут быть документы и фотографии. Хранение файлов, ассоциированных с контактом, на одной карточке, упрощает их поиск. Документы всегда находятся в том же месте, что и контакт клиента.

Менеджмент

Здесь находится список связанны с клиентом заданий из модуля Менеджмент. Задания представляют из себя конкретные этапы работы с клиентом.

Функции модуля Клиенты

Сортировка Фильтрация

Создание профилей Группировка

Хранение файлов Присвоение потенциала

Разделы Менеджмент и Клиенты дополняют друг друга К карточке Клиента можно прикрепить связанные с ним задания из раздела Менеджмент.

Раздел Клиенты является системой для управления взаимодействиями с клиентами. Модуль позволяет повысить качество обслуживания клиентов и оптимизировать маркетинг путем формирования базы данных о клиентах и истории взаимоотношений с ними.

Модуль Клиенты может служить базой для осуществления программ лояльности. Программа лояльности - это мероприятия направленные на модификацию поведения пользователя в целях увеличения прибыли компании.

К методам повышения лояльности относятся:
- поощрения повторных покупок клиентом;
- поощрение неформальной передачи
благоприятной информации о компании "из уст в уста" (сарафанное радио);
- удержание клиента от перехода к другой компании;
- возникновение эмоциональной привязанности к бренду.

Чтобы индуцировать желательное поведение клиента используют: клубные карты, дающие скидки; начисление баллов за покупки; установку целей; промоакции; проведение брендированных мероприятий (ивенты); розыгрыши.

Пример: Мы присваиваем значение потенциала в зависимости от размера бизнеса клиента и вероятности его повторного обращения. Проведя сортировку по параметру Потенциал, мы выявляем наиболее перспективную группу клиентов и реализуем меры по привлечению их внимания к нашим услугам. После этого мы проводим программу, направленную на активизацию клиентов с наименьшим потенциалом.

Таким образом, на первом этапе мы максимизировали прибыль от наиболее перспективных клиентов, а на втором этапе мотивировали "спящие" контакты. Выбирая клиентов с заранее заданными параметрами, мы создаем для них целевые уникальные программы и получаем максимальную отдачу от своей базы контактов.